sinds 1923
Privacy van onze leden
Met ingang van 25 mei 2018 wordt binnen de EU de nieuwe algemene verordening gegevensbescherming (EU 679/2016) van kracht. De verordening bevat nieuwe regels en verplichtingen om de bescherming van persoonsgegevens en privacy te verbeteren. Ook de Vereniging Nederland- Finland zal deze regels moeten implementeren.
1. Op dit moment hebben wij van onze leden, en als gezinslid ook van de familieleden, naam en adresgegevens (voornamen, achternamen, adressen, telefoonnummers en emailadressen).
Deze gegevens worden beheerd door de secretaris in ons elektronische ledenbestand, dat alleen binnen het bestuur elektronisch wordt gedeeld. Uw gegevens worden door het bestuur gebruikt om het lidmaatschap te controleren bij evenementen, de contributie betalingen te controleren, en om contact te zoeken als uit controle blijkt dat deze niet betaald is.
2. Uw gegevens staan in onze boekhouding voor facturering en het toesturen van het ledenmagazine de Aviisi. Op de server van onze nieuwsbriefprovider Mailchimp houden wij uw mailadres om u op de hoogte te houden van onze activiteiten en evenementen door middel van onze nieuwsbrief. U kunt zich ten alle tijden uitschrijven van deze nieuwsbrief d.m.v. de uitschrijf link onderaan elke nieuwsbrief die wij versturen.
3. De penningmeester en de voorzitter hebben via de bankrekening tevens toegang tot bankgegevens, (alleen van uw betaling aan ons) deze worden niet ergens anders opgeslagen. Ook de kascontrolecommissie, van wie de leden zijn gekozen op de Algemene Ledenvergadering, krijgen inzicht in de betalingsgegevens.
Wij delen de onder nummer 1-3 genoemde persoonsgegevens niet met derden.
4. Via onze website https://vnf.nu publiceren wij foto’s van evenementen met leden en deelnemers die daarvoor toestemming hebben verleend.
Uw gegevens (behalve foto’s) worden binnen drie maanden verwijderd indien u uw lidmaatschap opzegt. In het geval dat u wordt geroyeerd als lid (bijvoorbeeld vanwege het niet betalen van de contributie) worden uw gegevens (behalve foto’s) binnen 1 jaar verwijderd.
Wij gaan ervan uit dat u als lid toestemming verleent uw gegevens op deze wijze te gebruiken. Wilt u uw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen (bijvoorbeeld foto’s) dan kunt u altijd contact zoeken met onze secretaris op info@vnf.nu die dan binnen 1 maand zal antwoorden.
Voor meer informatie over ons Protocol gegevensbescherming, scroll verder.
Het bestuur VNF
Protocol gegevensbescherming VNF
Vereniging Nederland Finland.
AVG Algemene Verordening Gegevensbescherming
De VNF houdt een ledenlijst van elk lid bij met de volgende gegevens:
Lidnummer, Lid type (particulier of bedrijf) Voorletters, Achternaam, Straatnaam, Postcode, Woonplaats, Email (indien opgegeven of anders via Opt-in), telefoonnummer, datum van inschrijving. De gegevens worden uitsluitend gebruikt in de structuur van de vereniging en worden niet verstrekt aan derden.
Deze ledenlijst wordt centraal opgeslagen op de beveiligde sites E-Boekhouden: lijst op postadres en gegevens, zie boven, en Mailchimp: lijst op naam en emailadres.
Alleen de bestuursleden hebben toegang tot E-Boekhouden, Mailchimp en de ledenlijsten.
De gegevens worden gebruikt voor de toezending van het verenigingsblad de Aviisi (4 x per jaar via de post) en de nieuwsbrief (via email).
De facturen van de penningmeester voor het lidmaatschap gaan zowel via de post als e-mail.
De Nieuwsbrieven worden verstuurd via Mailchimp en de email lijsten staan daar ook opgeslagen. Alle adressen zijn verkregen met toestemming van de ontvanger. Bij inschrijving wordt gevraagd of ze de Nieuwsbrief willen ontvangen. Nadien is op elke ontvangen mail de mogelijkheid om zich automatisch uit te schrijven.
Op de verenigingswebsite worden geen persoonsgegevens opgeslagen, alle ingevulde velden worden rechtstreeks bijgewerkt in Mailchimp.
Bij een eventueel Data-lek wordt dit direct, in ieder geval binnen 72 uur, doorgegeven aan de Autoriteit Persoonsgegevens op: 0900- 3282 535 of op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/beveiliging/meldplicht-datalekken.
De aangewezen persoon die actie onderneemt na een datalek is de webmaster/bestuurslid van de vereniging. Bij de constatering van een datalek dient een ieder onmiddellijk contact op te nemen.
Voor het jaar 2025 is dit Rob Ebbers, bereikbaar via info@vnf.nu